Regensburg/Wien (OTS) – Die Bauwirtschaft steht unter Druck:
steigende Projektzahlen, enge
Margen und zunehmende regulatorische Anforderungen an die
Rechnungsverarbeitung. Gleichzeitig läuft in vielen mittelständischen
Betrieben die kaufmännische Verwaltung noch über Ordner,
Papierfreigaben und Excel-Listen. Das Bauunternehmen Rödl & Herdegen
aus Regensburg, seit 1962 am Markt, hat diesen Bereich nun
digitalisiert.
Die kaufmännischen Abläufe funktionierten, aber sie kosteten
Aufwand. Rechnungen lagen in Ordnern, Freigaben liefen über manuelle,
starre Prozesse, und der aktuelle Ist-Stand der Projektkosten war
über mehrere Baustellen hinweg nur eingeschränkt nachvollziehbar. Am
deutlichsten wurde der Aufwand bei den Freigaben selbst. „Früher bin
ich am Wochenende immer mit einem Stapel an Rechnungen, die in einen
Korb passten, heimgefahren und habe diese Stück für Stück
unterzeichnet“, erinnert sich Geschäftsführer und Gesellschafter
Thomas Rödl.
Zwtl.: Die nächste Generation treibt die Digitalisierung
Den Anstoß gab die nachrückende Generation. Kristin Rödl, im
Unternehmen kaufmännisch eingebunden, erkannte früh das Potenzial
darin, die kaufmännischen Abläufe zu digitalisieren, als nächsten
Schritt zu mehr Kostentransparenz und einem belastbaren Überblick.
Entscheidend war dabei, keine allgemeine Bürolösung einzuführen,
sondern eine Software, die die Anforderungen eines Bauunternehmens
von Haus aus versteht. Mit reebuild entschied sich der Betrieb für
eine bauspezifische Lösung aus dem DACH-Raum.
„Mit reebuild haben wir eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe,
persönliche Ansprechpartner statt anonymer Bots und eine Bedienung,
die dem entspricht, was man von zeitgemäßer Software erwartet,
übersichtlich, schnell und intuitiv“, sagt Kristin Rödl.
Heute deckt reebuild bei Rödl & Herdegen einen kaufmännischen
Kernprozess ab, von der Bauleitung über die Buchhaltung bis zur
Geschäftsführung. Jede eingehende Rechnung wird als strukturierter
Datensatz verarbeitet, sodass sich die Informationen je nach Rolle
auswerten lassen: nach Projekten, nach Kostenstellen oder nach
Geschäftspartnern. „Die unternehmensweite Transparenz und
Nachvollziehbarkeit von Rechnungen und Kostenständen ist mit reebuild
erheblich leichter geworden“, so Kristin Rödl.
Zwtl.: Warum der Zeitpunkt entscheidend ist
Der Schritt fällt in eine Phase, in der die Anforderungen an die
Rechnungsverarbeitung branchenweit steigen. Seit dem 1. Januar 2025
muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und GoBD
-konform archivieren können. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht
zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr
als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen B2B-
Unternehmen. Ein einfaches PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung, nur
strukturierte Formate nach der Norm EN 16931. Wer eingehende
Dokumente ohnehin digital und strukturiert verarbeitet, ist für diese
Anforderungen vorbereitet.
Den Leitgedanken hinter der Umstellung beschreibt Nicolaus
Lederer, COO von reebuild: „Wir versuchen, die bewährten Prozesse
eines Betriebs ins digitale Zeitalter mitzunehmen, statt ihm eine
fremde Arbeitsweise überzustülpen.“
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